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伝えることの難しさ

2017年8月28日

私はシステム開発部に所属しています。 日々、業務を行う上で、お客様への提案、説明をどのように行うべきか、いかに正確にお客様の要望を開発プロジェクトのメンバー伝えていくかを考え、取り組んでいます。

しかし、この人に伝えるという作業は、本当に難しいものです。 伝えることについて、普段、私が思っていること、気をつけていることを書いてみたいと思います。

業務で遭遇する場面

私が従事する開発作業の場合、お客様の要求をとりまとめ、当社の開発メンバーに伝えていきます。その内容に問題がないか、お客様も含め、関係者が同じ方向を向けるように打ち合わせをします。 この間に様々な人が関わり、伝える作業を繰り返します。そしてシステム導入後、お客様と取り決めた内容が満たされているか否かで正しく伝える事ができていたかが分かります。

また、お客様に提案、説明会を実施する時、同じ内容で説明しても、よく分かったと言われる場合と、こういう風に説明してほしかったと言われる場合があります。 このような場面では自分自身が伝ようと思っていたことがうまく伝わっていないことがあり、日々、伝えることの難しさを感じています。

真意を伝えるためには

私が普段、心がけていることは、どのようにすれば相手に真意を伝えることができるか、自分自身が聞く立場の場合にどのように説明されたかを考えてみることです。

① お手本になる人を見つける

社内、セミナー等で、この人の話し方ははいつも分かりやすいなあと思う方がいると思います。そのような説明を受けた時は、『なぜ分かりやすかったんだろう・・』、『どういう順序で説明していたんだろう・・』と考え、説明のしかたを真似するようにしています。 またテレビなどで見かけるお笑い芸人の話の仕方、特にフリからオチに持っていく話のつなげ方が上手な人や、プレゼン番組等を参考にしています。

② 自分ならこう説明したかなと考える

逆に、話がわかりにくい方もいるかと思います。どうして分かりにくいのか・・ 目的がはっきりしていない、声の大きさ、早口、時間配分、専門用語が多い、え~等が多い・・・。 いろいろ理由はあるかと思いますが、自分ならこういう風に説明するというようにシミュレーションをしています。

③ どういう立場で聞くのか

説明を受ける時、自分がまったく知らない立場で聞くのか、少しでも知っている立場で聞くのかで理解度は異なります。 説明会を実施するときは、参加者のレベル、普段どんな仕事をされている人なのか等、どういう方向けへの説明かを確認するようにしています。 また、普段社内で使用している言葉、専門用語等、当たり前のように使用している言葉は、相手によっては伝わらないことが多い場合があります。 そのため、誰でも理解できるような言葉を選ぶことが重要になってきます。

④ その他

そのほかにも目的、結論から話すように心がける。(話が長くならないようにポイントを絞る)、車の中で声に出して説明してみる、定型フォームを利用する、第3者にレビューを受ける。(自分目線の説明になっていないかの確認)を心がけています。

最後に

システム開発部では、毎週金曜日に金曜朝礼を実施し、システム導入の内容を発表して います。目的は、情報の共有と品質意識の向上で、部全体に対して説明する ことで、伝える能力の向上の一環としても取り組んでいます。

相手に伝わったかどうかについては、説明している自分ではなかなか気がつかない ものですが、今後もいかにして伝えていくかを考え、「あの人の説明はわかりやすかった ね」と、お客様、社内から言われるよう今後も取り組んでいきたいと思います。

執筆 : システム開発部 担当課長 H.F.