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早川典雄のロジの素

第11回 「人材・人手不足」と戦う(4)

物流現場のスマート化(業務コミュニケーションを整流化する)

人手不足が続く中、サプライチェーンの各業務領域では、業務の標準化、役割りや情報のつながりをより強化し、資源や手段の柔軟な組み替えが期待されています。
物流分野でも、「人の介在」を必要とするプロセスが大きく減少する自動化への取り組みが増えてきています。
また、自動化の中身は、従来の「決められたやり方をその通り確実にこなすという自動化」から、「自ら学習、ルールを生成、状況を把握し、最適な選択や判断を行う自動化」といった物流現場のスマート化へと進化しつつあります。

それでは、物流現場のスマート化に至るまでにやっておきべきことについて、3つの視点で、考えてみたいと思います。

  1. 業務コミュニケーションを整流化する
  2. 物流の管理工数を最小化する
  3. 物流現場の自律性を高める

今回は、「1.業務コミュニケーションを整流化する」を取り上げます。
高度なITやAI、ロボットをスマート化の手段として考える以前に、物流現場にいまある
「業務コミュニケーション」を可視化し、整流化しておくことが先決です。
これが達成できるだけでも、スマート化が実現できるでしょう。

1.そもそも、業務コミュニケーションとは?

業務コミュニケーションとは、現場の依頼者・作業者、管理部門の管理者の三者間にある
依頼・回答、指示・確認・報告などの業務に関する情報交換を言います。

依頼者・作業者・管理者の情報共有

2.業務コミュニケーションの実態と問題点は?

業務コミュニケーションの多くは、電話・FAX・E-MAILを用いて担当者間でやり取りされていますが、これらによるコミュニケーションの管理には限界があります。
実際、以下の問題が物流現場で発生しているのではないでしょうか。

  • メール、FAXの利用で、重要情報の誤発信がある
  • 電話で業務の進捗確認を行うため、関係者で進捗情報が共有されない。
  • 大量の作業依頼に紛れて、必要な作業を見落とすことがある。
  • 管理者は、依頼者と作業者の間でどんな業務連絡が発生しているか
    把握できていない。
  • 管理すべき進捗情報かどうかの取捨選択ができていない。
依頼者・作業者・管理者の情報共有

3.「業務の段取り」がコミュニケーションのほとんどを占める

物流活動における標準業務工程(倉庫・輸送)の前後にある「前段取り」「後段取り」におけるコミュニケーションは、緊急性が高く、優先度も高いため、多くの関係者とのコミュニケーションが必要になり、多くの時間が費やされます。

依頼者・作業者・管理者の情報共有

4.業務前後の段取りを整流化する(BIZBOの活用)

電話やメールでのやりとりでは現場では情報共有ができず、標準業務工程の前後にある「前段取り」「後段取り」で漏れる業務が数多く存在します。
セイノー情報サービスが提供するクラウドサービス「BIZBO(ビズボ)」は、現場・管理部門のコミュニケーションを標準化・集約することで、部門間の連携性を高め、状況把握を容易にするなど、業務効率を高めます。
BIZBOは、メールや電話、FAXの代わりとなる、WEB上の業務用掲示板で、全ての業務コミュニケーションが集約されます。

BIZBOを利用することで、以下のように、電話・FAX・E-MAILを用いた場合の課題が解決できます。

  • 作業依頼に対する進捗確認の電話連絡を削減
  • テンプレート機能を利用した作業の標準化
  • 電話・メールを使うことによる作業忘れ・見落としの撲滅
  • メールの誤送信防止
  • 管理者による進捗管理が必要な対応の履歴を可視化

最後に、BIZBOの利用による効果の事例を紹介します。

《大手アパレル製造・小売業》
効果実現内容定量効果
依頼時/報告時の
作業内容説明時間の削減
テンプレート化した依頼内容を使用することにより、依頼時の依頼内容説明の不要を実現95%削減
進捗確認時間の削減管理者が進捗確認を行うべき依頼を今までは多くのメールに紛れて探し出すのに時間を要してたが、確認対象依頼のみを検索が可能になり、進捗確認時間の削減を実現21%削減
作業漏れの撲滅自分・自部門に関係のあるメッセージだけを検索できることにより、作業漏れの撲滅を実現100%削減
《中堅食品製造業》
効果実現内容定量効果
電話対応時間の削減電話対応時間の減少により、事務員人数削減後の業務継続を実現1名削減
問合せ・クレーム
対応時間の削減
在庫確認・輸送進捗問合せ半減により、対応時間が半減を実現50%削減
作業漏れの撲滅作業依頼の共有だけでなく、管理者が管理すべき作業依頼をピンポイントで確認・指導が可能になり、作業漏れの撲滅を実現100%削減
受注対応件数増加専任担当者でなくても業務が可能になり、受注占め時間の延長を実現受注
作業効率
40%向上